Dasar-Dasar dan Pengenalan SOP

SOP adalah Standard Operational Procedures. Pada saat ini masih banyak Perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Mereka lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan / budaya perusahaan tersebut. Tidak hanya terbatas dengan perusahaan dengan skala kecil, perusahaan skala menengah dan besar pun masih ada yang belum memiliki System Operational yang baku dan dibakukan pula. Pada umumnya juga perusahaan dengan tipe seperti ini semua system yang ada dan berlaku disana ada dan dicatat masing-masing kepala para key person, dimana para key person mungkin sudah bekerja lama untuk perusahaan ini.

Tetapi tidak semua perusahaan mengenyampingkan hal ini, bahkan di beberapa dan umumnya perusahaan besar mereka sudah memiliki sebuah Departemen tersendiri yang khusus mengurusi System Procedure Perusahaan tersebut. Sedangkan untuk perusahaan skala kecil dan menengah fungsi System Procedure ini terafiliasi di dalam Departemen Accounting atau ada juga yang dibawah Departemen Human Resources.

Memang idealnya System Procedure ditangani oleh sebuah Departemen tersendiri atau setidaknya ada PIC khusus yang menanganinya, mengingat pekerjaan seorang System Procedure harus selalu melakukan review atas System yang sudah ada dan juga pengembangan System tersebut ke depannya. Bilamana pekerjaan tersebut dirangkap oleh PIC tertentu maka hasilnya tidak akan maksimal karena PIC tersebut pasti akan menyelesaikan dahulu pekerjaan utamanya baru kemudian dia akan melakukan review system yang ada. Selain itu ada anggapan PIC tersebut akan membuat system yang lebih menguntungkan departemennya sendiri. Hal ini berbeda bilamana pekerjaan ini ditangani oleh PIC khusus, seorang yang menjabat posisi System Procedure harus mementingkan sisi perusahaan dan Internal Control, tidak memihak departemen tertentu dalam menyiapkan suatu System Prosedure. Ia harus berada di posisi tengah dan harus bisa menjadi seorang mediator antar Departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tentunya tidak mengeyampingkan fungsi dari Internal Control yang baik pula.

TANGGAPAN UMUM KARYAWAN AKAN SOP

1. Tambah Pekerjaan
   Terkesan dengan adanya SOP pekerjaan administrasi akan semakin banyak. Tanggapan semacam ini bisa saja benar bilamana cara-cara dan administrasi lama tetap dipertahankan dan ditambah lagi dengan System baru pada SOP. Jadi seorang karyawan akan melakukan dua macam cara kerja untuk mencapai suatu tujuan. Sebaiknya tinggalkan cara kerja lama dan beralihlah ke SOP yang sudah disetujui dan disepakati bersama pengaplikasiannya.
2. SOP Kaku/Sakleg/tanpa kompromi sehingga mengganggu operasional Perusahaaan.
   SOP memang sudah dibuat baku atas kesepakatan bersama. Tetapi dalam pengaplikasiannya bisa saja terbentur oleh Kebijakan dalam SOP tersebut, oleh karena itu dalam pembuatan SOP tentunya Kita harus memikirkan pengecualian yang timbul bila kebijakan dalan SOP tidak dapat dipenuhi dan biasanya sudah diatur didalamnya penanggungjawabnya.
3. Kerja Takut Salah dan Tidak Percaya Diri.
   Ada budaya dikalangan para pelaksana bahwa semua aktivitas harus benar-benar sesuai dengan SOP, sehingga bila diperlukan otorisasi maka dimintakan kepada semua pejabat berwenang (Tanggung renteng) padahal dalam SOP sudah dibuatkan Surat Keputusan Otorisisi. Hal ini menjadikan alur proses dan waktu yang diperlukan untuk pengananan menjadi panjang dan lama. Sebaiknya sifat seperti ini dihindari, mengingat apa yang sudah disepakati bersama dalam SOP dapat menjadi acuan dalam operasional.
4. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)

FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB HEAD SYSTEM PROCEDURE

Sekarang marilah Kita lihat fungsi utama yang harus dijalankan oleh seorang pemimpin Departemen System Procedure:

1. Menyiapkan Anggaran Departemen, Anggaran diperlukan dalam upaya untuk mewujudkan action plan Departemen.
2. Merencanakan, mendesign, mengimplementasikan System Procedure yang akan dibuat. Hal ini tentunya didahului dengan tahapan lainnya seperti survei, memahami bisnis usaha, mempelajari kondisi saat ini, estimasi biaya, dan lain sebagainya.
3. Memberikan penjelasan dan menpresentasikan SOP yang dibuat. Kemampuan ini sangatlah penting terutama dalam mengakomodasi kepentingan dari beberapa Departemen yang ada.
4. Memberikan masukan untuk pengembangan System Perusahaan
5. Dapat bekerjasama dengan baik sebagai team dengan semua Departemen dalam perusahaan.

ISI MANUAL SOP

Apa saja yang harus terdapat dalam sebuah Manual SOP, mari Kita lihat satu persatu hal utama yang ada dalam sebuah SOP:

1. Persetujuan
   Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
2. Tujuan
   Untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
3. Definisi
   Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
4. Kebijakan
   Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
5. Penjelasan Prosedur
   Yang dimaksud penjelasan disini bisa dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (Intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
6. Lampiran
   Dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

1. Bisnis Usaha
   Pelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
2. Survei
   Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Lakukan juga interview bila diperlukan.
3. Daftar Kebutuhan
   List semua peralatan, hardware dan software (Bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Cost
   Hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan
5. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan
   Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
6. Draft SOP
   Siapkan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terkait, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas di atas, termasuk testing (Trial and Error).
7. Persetujuan
   Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut. Pelaksanaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (Satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

SUKSES PENERAPAN SOP

Kesuksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :

1. Support Semua Departemen
   Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
2. Komitment Pimpinan Perusahaan
   Karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam Perusahaan dan disetujui oleh para Pimpinan Perusahaan maka komitment para Pimpinan di Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP Perusahaan sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya. Bila hal tersebut terjadi maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya.